عکس پیش‌فرض نوشته

طرح های ارتباطی پروژه جزئیاتی را شامل میشوند که وابستگی زیادی به نیاز و نوع پروژه یا سازمان دارد.

در این مطلب ساختار و جزئیاتی که به طور کلی باید قسمتی از هر طرح ارتباطی باشند مورد بحث قرار خواهند گرفت.

جزئیات طرح ارتباطی پروژه فناوری اطلاعات

 

در مطلب قبل در مورد مدیریت ارتباطات در پروژه فناوری اطلاعات، طرح ارتباطی پروژه و گزارش دهی پروژه صحبت کردیم.

طرح های ارتباطی باید به طور کلی شامل موارد زیر باشد:

1- روش های ارتباطی در پروژه فناوری اطلاعات

تعیین متدهای ارتباطی، متداول ترین روش برای ارتباط در پروژه های فناوری اطلاعات پست الکترونیکی (Email) است که بدون در نظر گرفتن بعد مکانی میتواند مورد استفاده قرار گیرد.

البته برای موارد اضطراری، روش های دیگری نظیر تلفن، جلسه و یا اعلام رسمی ممکن است مدنظر باشد.

 

2- اطلاعاتی که باید در پروژه رد و بدل شوند

منظور مشخص کردن اطلاعاتی که باید رد و بدل شده و یا در این طرح شامل شوند، است.

مشخص کردن این موارد از جهت محدود کردن حجم اطلاعات و جلوگیری از ارسال اطلاعات غیرضروری و همچنین اطمینان از تبادل اطلاعات مورد نظر، ضروری است.

به عنوان مثال برای این نوع اطلاعات، موارد زیر را نام برد:

– نتایج تست ها

– مسائل، مشکلات و سایر موارد مشابهی که ممکن است در پروژه پیش بیاید.

– تمام شدن مرحله ای از پروژه و یا نقطه برجسته پروژه (Mileyton)

– هر تغییر ایجاد شده در پروژه و یا طرح های اعلام شده

 

3- جزئیات اطلاعات در ارتباطات

اطلاعات را میتوان با جزئیات مختلفی رد و بدل کرد ولی برای سازگاری در پروژه یا سازمان، باید این جزئیات به طور دقیق مشخص گردند.

اگر اطلاعات با جزئیات زیادی ارائه گردند، ممکن است نکات کلیدی و اصلی کاملاً در نظر گرفته نشوند.

از طرف دیگر اطلاعات خیلی خلاصه ممکن است تاثیر مورد انتظار را نداشته، نکات را به طور کامل بیان نکند و حتی به نوعی پرسنل را دچار انحراف کند؛ بنابراین جزئیات اطلاعات باید در حد متعارف تعیین گردند.

برای استانداردسازی معمولاً موارد زیر تعیین میگردد:

– فرمت اطلاعات: فرمتی که برای رد و بدل شدن اطلاعات لازم است.

معمولاً یک الگو و یا فرمت از پیش تعیین شده برای ارتباطات تعیین میگردد.

– تعیین میزان ارائه جزئیات: این امر با در نظر گرفتن نوع و اهمیت اطلاعات رد و بدل شده تعیین میگردد.

 

4- دریافت کنندگان اطلاعات پروژه

پرسنل، مدیران، تیم ها و گروه هایی که اطلاعات مختلف (بیشتر اشاره به نوع اطلاعات دارد) را باید دریافت کنند مشخص میشود.

به عنوان مثال نتایج تست معمولاً به سرپرست تیم تستی و نهایتاً مدیر پروژه و گزارش اشکالات به سرپرست تیم توسعه انتقال می یابد.

 

5- نوع ارتباطات در پروژه فناوری اطلاعات

نوع ارتباطات به موارد زیر تقسیم میگردد:

– ارتباطات درون تیمی

– ارتباط بین تیم ها (به عنوان مثال ارتباطات بین تیم های تست و توسعه)

– ارتباط بین پروژه و افراد خارج از پروژه، خصوصاً ذینفعان

– ارتباطات مربوط به تقاضای تغییرات

– ارتباطات ستادی

 

6- زمان ارتباطات

ارتباطات باید به طور مستمر در طول اجرای پروژه صورت گیرد ولی بعضی از ارتباطات باید در زمان های خاصی صورت گیرند و مشخص کردن زمان برای این ارتباط، ضروری است. (ارزش این ارتباطات در درستی زمان انجام است.)

مثال های این نوع ارتباطات عبارتند از:

– اعلام مسئولیت ها به پرسنل

– تعیین خروجی ها برای پرسنل

– رفع اشکالات و مشکلات پروژه

– اعلان های پروژه

– دعوت به جلسات

– تغییرات در برنامه ریزی های تصویت بشده

– ارجاع موارد مربوط

 

 

ورودی های طرح ارتباطی پروژه فناوری اطلاعات

ورودی های طرح ارتباطی پروژه، شامل چهار مورد زیر است:

1- نیازها برای ارتباط

نیازهای کلی ارتباطی برای اکثر پروژه ها وجود دارد؛ هر چند نیازهای خاص ارتباطی نیز ممکن است بنا به شرایط ویژه یک سازمان و یا پروژه وجود داشته باشد.

به عنوان مثال، برای پروژه هایی که در مراکز مختلف اجرا میشوند، باید فرآیندهای خاصی برای ارتباط بین پرسنل در مراکز مختلف پیش بینی شوند.

 

2- سایست های سازمانی و قوانین

بعضی از سازمان ها ممکن است محدودیت ها و قوانین خاصی برای ارتباطات داشته باشند.

به عنوان مثال، محرمانگی داده ها و اطلاعات که معمولاً به وضع قوانین خاص منجر خواهد شد.

 

3- شیوه و روش های مدیران پروژه

روش های مدیران خصوصاً در رابطه جزئیات اطلاعاتی که باید رد و بدل شوند، ورودی مهمی برای طرح ارتباطی پروژه است.

 

4- محدودیت های پروژه

محدودیت ها از قبیل عدم دسترسی به پست الکترونیکی، اختلاف زمان ها برای پروژه هایی که در نقاط مختلف اجرا میشوند و …، میتوانند در طرح ارتباطی پروژه تاثیر گذار باشند.

 

 

خروجی های طرح ارتباطی پروژه فناوری اطلاعات

خروجی اصلی این بخش یک برنامه کامل ارتباطی است که شامل تمام جزئیاتی که پیش تر به آنها اشاره شد، می باشد.

این برنامه باید توسط مدیر پروژه تایید شده و باید به طور رسمی به پرسنل پروژه ارائه یا اعلان شود.