تعریف اسکوپ در پروژه فناوری اطلاعات

در تعریف اسکوپ باید مواردی که برای رسیدن به اهداف پروژه و آماده سازی و تحویل پروژه لازم است پوشش داده شود.

تعریف اسکوپ میتواند در تنظیم قراردادهای پروژه فناوری اطلاعات بسیار مفید و کمک کننده باشد.

 

تعریف اسکوپ معمولاً در دو مرحله انجام میگیرد.

1- تعریف کلی اسکوپ برای قرارداد

فرایند انجام این تعریف باید در مراحل اولیه پروژه (قبل از امضا قرارداد) صورت گیرد. این تعاریف باید به صورت کلی در حدی باشد که اطلاعات لازم را برای امضا قرارداد در اختیار ذینفعان قرار دهد.

خروجی رسمی این قسمت، سند اسکوپ (Statement of Scope) است که معمولاً با مشارکت مشتری انجام میگیرد.

در بعضی از پروژه ها که نیاز ها و اهداف (برای مشتری) کاملاً تعریف شده نیستند، مجری به عنوان مشاور در تعریف اسکوپ نقش عمده ای بازی میکند.

 

2- تعریف جزئیات اسکوپ

این قسمت شامل شکست اسکوپ به اجزای کوچک تر است که برای مشخص کردن جزئیات کار از بعد پوشش، عدم پوشش و یا چگونگی پوشش ضرورت دارد.

خروجی اصلی این قسمت شکست کار (Word Breakdown Structure یا به اختصار WBS) است.

مشخص کردن شکست کار شامل موارد زیر است:

– تشخیص خروجی های اصلی پروژه

– شکست خروجی ها به واحدهای کوچکتر

این قسمت از فعالیت های پروژه کاملاً در حوزه کاری مجری پروژه است.

 

البته باید توجه داشت این شکست کار فقط از بعد اسکوپ صورت میگیرد و با شکست کار که برای تعیین فعالیت ها در مدیریت زمان و تعیین زمان بندی پروژه انجام میگیرد متفاوت است.

 

تعریف اسکوپ یکی از فعالیت های کلیدی و تأثیرگذار در کل پروژه است که خصوصاً برای مدیریت زمان و هزینه به عنوان ورودی اصلی در نظر گرفته میشود.

مشخص کردن اسکوپ در رابطه با اینکه چه کاری باید انجام شود، چه خروجی هایی باید تحویل داده شوند، تعیین حوزه های کار و نیز مواردی که در اسکوپ میگنجد از ضروریات هر قرارداد برای انجام پروژه هاست.

شکست کار نیز برای وارد شدن به جزئیات کار و شفاف سازی بیشتر برای پاره ای از حوزه ها بهتر است اجرا شود.

ورودی های اصلی مرحله تعیین اسکوپ عبارتند از:

– محدودیت زمانی : محدودیت زمانی که از جانب مشتری اعمال میشود. این محدودیت ها میتوانند در عمل به عاملی برای کاهش یا محدود شدن اسکوپ منجر شوند.

– منابع

– محدودیت ها و پیشفرض ها

– برنامه مدیریت اسکوپ : مهم ترین ورودی که باید به عنوان مرجع مورد استفاده قرار گیرد.

– تجربه : منظور تجربه مدیریتی است که غالباً از پروژه های دیگر به دست آمده است.

– سند اسکوپ

– شکست کلی کار : مشخص کردن و شفاف سازی جزئیات بیشتر اسکوپ با تعیین جزئیات کار با استفاده از روش شکست کار به واحدهای کوچکتر که معمولاً توسط تیم پروژه انجام میگیرد.

 

خروجی های تعیین اسکوپ به 2 صورت تعریف میشوند:

1-  سند اسکوپ که بر عهده کارفرما و تیم پروژه است.

2- شکست کلی کار (WBS) که مربوط به تیم پروژه است.

 

در پایان لازم است توضیحاتی در مورد سند اسکوپ به شما بدهم:

سند اسکوپ شامل یک تعریف کلی است از آنچه باید انجام گیرد و در بیشتر پروژه ها به عنوان پیوست قرارداد مورد استفاده قرار میگیرد.

این سند معمولاً توسط تیم کارفرما و در بعضی موارد مشترکاً توسط تیم پروژه و کارفرما آماده میشود. مفاد سند اسکوپ عبارتند از:

– توجیه و مجوز پروژه، هر پروژه ای باید یک توجیه برای انجام و استفاده از بودجه پروژه داشته باشد.

– اهداف پروژه، اهداف اصلی پروژه که معمولاً توسط کارفرما آماده میشود.

– توضیحات راجع به محصول و سرویس های پروژه، توضیحات باید شامل انتظارات مشتری از محصول نهایی و یا سرویس هایی باشد که توسط تیم پروژه باید ارائه شود.

– لیست تحویل دادنی ها، در سطوح بالا

– معیارهای پذیرش (Acceptance Criteria)، معیارهای پذیرش برای سرویس ها و محصولات

– محدوده ها و مرزهای پروژه، حد و مرز پروژه که در واقع به نوعی تعیین کننده اسکوپ پروژه است.

– محدودیت های پروژه

گنجاندن این بخش برای توجیه (مشتری یا منتقدان پروژه) پوشش ندادن بعضی از حوزه ها و یا موارد در اسکوپ است. به عبارت دیگر محدودیت های پروژه به عنوان یک عامل مهم در محدود کردن اسکوپ به عنوان توجیهی برای اعمال محدودیت در حوزه اسکوپ است.

– پیشفرض ها، این مورد بسیار واضح است؛ در تمام قراردادها می بایست تمامی پیشفرض های دو طرف معامله جهت شفافیت بیشتر و جلوگیری از بروز اختلافات ذکر شود.

– سازمان اولیه پروژه (با در نظر گرفتن این نکته که ممکن است دچار تغییر شوند)

– ریسک های اولیه پروژه، ریسک هایی که تا زمان آماده سازی سند تشخیص داده شده اند.

– زمان بندی کلی پروژه (زمان شروع و پایان)