در صنعت فناوری اطلاعات، کار کردن در انزوا و جدا از دیگران در پروژه ها و سازمان ها امکان پذیر نیست و کارها باید به صورت گروهی و یا تیمی انجام گیرد.
موفقیت کار تیمی در گرو چگونگی و توانایی افراد پروژه در ایجاد ارتباط بین اجزای مختلف در سازمان پروژه است.
به علاوه، ارتباط مدیریت پروژه با خارج از پروژه و توانایی مدیر در انتقال اطلاعات درست و دقیق از پیشرفت پروژه و سایر موارد مرتبط به ذینفعان پروژه از اهمیت خاصی برخوردار است.
گزارش دهی و ارتباطات از موارد پایه ای و اصلی در صنعت فناوری اطلاعات و خصوصاً پروژه های فناوری اطلاعات است.
ارتباطات در صنعت فناوری اطلاعات را میتوان به عنوان فرآیندی تعریف کرد که برای اطمینان از جمع آوری، تولید، ذخیره سازی و البته توزیع اطلاعات مختلف در رابطه با پروژه ها در زمان مناسب انجام میگیرد.
مدیریت ارتباطات یک رکن در صنعت فناوری اطلاعات بوده و ابزار اصلی برای ارتباط بین افراد، تفکرها، دانش و اطلاعات در نظر گرفته میشود.
تمامی پرسنل سازمان و یا پروژه باید از فرآیندها و برنامه های ارتباطی آگاهی داشته و برنامه ارتباطی را همانطور که برنامه ریزی شده به اجرا در آورند.
گزارش دهی، یک فرم اطلاعات است و افرادی را که در رده های پایین تر قرار دارند ملزم به ارائه گزارش عملکرد به رده های بالاتر میکند.
همچنین گزارش دهی به نوعی اجباری بوده و باید در زمان های تعیین شده انجام گیرد.
در این مطلب به بررسی مقدماتی طرح ارتباطی پروژه و نیز گزارش دهی پروژه میپردازیم.
طرح ارتباطی پروژه فناوری اطلاعات:
طرح یا برنامه ارتباطی، یک دستورالعمل و یا راهنمایی برای پرسنل سازمان (یا پروژه) ارائه میدهد که نحوه و فرآیند ارتباط را از تمامی زوایا مشخص میکند.
این طرح توسط تیم مدیریت پروژه تهیه و قبل از شروع مرحله عملیاتی پروژه تصویب میگردد؛ البته مانند سایر طرح های پروژه، ممکن است در طول پروژه مورد بازبینی و تغییر قرار گیرد.
برنامه های ارتباطی پروژه ها گرچه نکات مشترکی دارند ولی جزئیات آنها وابستگی زیادی به فاکتورهایی نظیر بزرگی پروژه، اهداف و نیازهای پروژه، مکان های اجرای پروژه و سایر موارد دیگر دارد.
به عنوان مثال برای پروژه ای که پرسنل آن در بیش از یک مکان حضور دارند، یک برنامه ارتباطی مخصوص باید در نظر گرفته شود.
در مطلب بعدی در مورد جزئیات طرح ارتباطی پرژه، ورودی های طرح ارتباطی و خروجی های طرح ارتباطی صحبت خواهیم نمود.
گزارش دهی در پروژه فناوری اطلاعات:
گزارش دهی یک فعالیت پایه در صنعت فناوری اطلاعات، یک ضرورت برای سازمان ها و پروژه ها است و ابزار اصلی کنترل (به خصوص کنترل پروژه) است.
تفاوت اصلی فعالیت های گزارشی با فعالیت های ارتباطی (گرچه گزارش دهی را میتوان به عنوان بخشی از مدیریت ارتباطات پروژه فناوری اطلاعات در نظر گرفت) اجباری بودن آنهاست؛ به عبارت دیگر گزارش دهی یک فعالیت اجباری بوده و در بسیاری از موارد به عنوان تحویل دادنی برای پرسنل تعیین میگردد.
گزارش دهی معمولاً از رده های پایین تر سازمانی به رده های بالاتر انجام میگیرد.
به عنوان مثال، پرسنل تیم به سرپرست، سرپرست تیم به رئیس گروه و آنها نیز به مدیران رده بالاتر و نهایتاً تا مدیر پروژه …
البته در بسیاری از موارد، مدیر پروژه نیز باید به شورای راهبردی پروژه در سازمان خود و نیز به ناظر و مشتری گزارش دهی کند.
گزارش دهی برای اطلاع رسانی (در رابطه با پیشرفت کار و نیز چالش ها) به مدیران و پرسنل رده بالاتر بسیار ضروری است.
تقسیم بندی گزارش دهی در پروژه فناوری اطلاعات
به طور کلی گزارش دهی را میتوان به دو نوع کلی تقسیم کرد:
1- گزارش کار و پیشرفت
پرسنل پروژه گزارش پیشرفت کار خود را به رده های بالاتر و مسئول مستقیم خود ارائه میدهند.
2- گزارش کارآیی و عملکرد
منظور گزارش پیشرفت و چگونگی عملکرد و کارآیی پرسنل و حتی تیم هاست.
این آموزش برای همیشه رایگانه! می‌تونید با اشتراک‌گذاری لینک این صفحه از ما حمایت کنید یا با خرید یه فنجون نوشیدنی بهمون انرژی بدید!
می‌خوام یه نوشیدنی مهمونتون کنم